Considerado um processo muito importante no cenário de compras, a entrada de mercadorias atualiza o estoque, contabiliza a compra, escritura a nota fiscal e cria as partidas no financeiro (títulos a pagar), além de outras operações sistêmicas.

Toda entrada de mercadoria requer um Pedido de Compras correspondente, portanto, esse documento é obrigatório para que o processo seja devidamente realizado. 

O registro manual e tradicional da entrada de mercadorias é realizado basicamente em duas etapas:

Entrada Física

É realizada através da transação/tela MIGO. Essa operação ocorre quando a mercadoria é entregue pelo fornecedor nos depósitos da companhia. Entre outros dados, o usuário informa o número do pedido correspondente, o número da nota fiscal informado no DANFE e a quantidade recebida. Após gravado, o documento é registrado com um número fornecido pelo sistema e a quantidade recebida é incrementada ao estoque.   

Entrada Fiscal

Também chamada de Revisão da Fatura, é realizada através da transação/tela MIRO. Essa operação ocorre quando a nota chega ao departamento Fiscal da companhia. Entre outros dados, o usuário informa o número do pedido correspondente, a data de emissão da nota, o montante (valor da nota fiscal), o número da nota, a filial e a categoria da nota. O usuário também poderá revisar os dados fiscais (CFOP, leis, impostos, NCM, etc). Após gravado, o documento é registrado com um número fornecido pelo sistema. Na mesma hora, o sistema escritura a nota fiscal no livro de entradas, gera o documento contábil equivalente e lança as partidas no Financeiro.

Aplicação SAP GRC Inbound

O processo de entrada de mercadorias também pode ser realizado de forma mais automatizada através do GRC Inbound.

Resumidamente, essa aplicação importa o arquivo XML das notas fiscais logo que o fornecedor fatura a venda e disponibiliza os dados capturados no Monitor Fiscal, onde o usuário poderá acompanhar todas as etapas do processo, entre elas: autorização do SEFAZ, atribuição do pedido de compras, simulação (validação entre o XML e o pedido de compras), geração do documento de recebimento da mercadoria e a confirmação da operação.

Podemos comparar o Monitor Fiscal com o processo de conferência antecipada que executamos atualmente no sistema Unisys.

Após a confirmação da operação no Monitor Fiscal, a nota fiscal é disponibilizada no Monitor Logístico, que será utilizado quando a mercadoria chegar à companhia.

Nesse portal, o usuário executa as seguintes operações: informa a quantidade obtida na conferência cega, valida com a quantidade do pedido, registra a entrada no estoque (lançamento automático da MIGO), registra a entrada fiscal (lançamento automático da MIRO) e confirma a operação.

Considerando as várias melhorias em relação ao processo manual/tradicional, o GRC Inbound será utilizado pela Copercana.

Fluxo simplificado com o GRC

Transações/telas relacionadas à entrada de mercadorias mais utilizadas no SAP GUI:  

? MIGO: registra a entrada física (alimentar o estoque);
? MB51: exibe lista de documentos criados pela MIGO;
? MMBE: exibe a visão do estoque;
? MIRO: registra a entrada fiscal (revisão da fatura);
? MIR4: exibe documento criado pela MIRO;
? MIR5: exibe lista de documentos criados pela MIRO;
? J1B3N: exibe os dados da nota fiscal;
? J1BNFE: monitor de notas fiscais.