Introdução

Como já vimos em outros informativos, utilizamos os processos do módulo MM para adquirir materiais (consumo, insumo, ativo/imobilizado, revenda, etc) ou contratar algum serviço (consultoria, manutenção, instalação, etc).

No SAP, é possível configurar a aprovação/liberação para os documentos de compras (requisição, pedido ou contrato). Dessa forma, após a criação do documento, o sistema analisa os dados informados e atribui uma Estratégia de Liberação mais adequada, indicando que o documento deverá ser aprovado antes de ser encaminhado ao próximo processo.

Podemos dizer que a Estratégia de Liberação é muito importante para controlar o processo e evitar quaisquer erros ou compras não autorizadas.

Conceito

Trata-se da aprovação eletrônica de documentos, podendo ser ativada para requisições, pedidos e contratos de compra. O processo de aprovação é configurado conforme a realidade de cada empresa, que define quem serão os usuários aprovadores, a sequência e as alçadas de aprovação (valores).
Por exemplo: Sempre que for criado um pedido de compras, o superior imediato aprova, no entanto, dependendo do valor do pedido, pode ser exigido que o fluxo chegue à Gerência e/ou Diretoria para aprovação.

O estado de aprovação do documento e a estratégia atribuída podem ser visualizados na aba/ficha “Estratégia de Liberação”, geralmente localizada no cabeçalho.

Códigos de Liberação

A Estratégia de Liberação contempla códigos que são designados aos usuários aprovadores. O código de liberação é representado por um ID de dois caracteres e permite que um usuário tenha autorização para liberar/aprovar uma requisição, pedido ou contrato de compras.

O código de liberação é controlado por meio de um sistema de autorizações de acesso (objeto de autorização), relacionado ao login do usuário. 

Após cada aprovação, o sistema registra alguns dados para consultas futuras, tais como: código de liberação, usuário, data e hora.

Estratégia de Liberação

Finalidade

Permitir que requisições, pedidos e contratos de compras passem por aprovação antes de serem disponibilizadas para o comprador iniciar o processo de aquisição.

Bloqueio

Nenhum lançamento posterior (ex.: criação do pedido com referência) é aceito antes que o documento anterior esteja liberado.

Segurança

O sistema de autorizações de acesso, geralmente administrado pelo pessoal de Basis (TI/Consultoria), será o responsável por validar se o usuário tem autorização para liberar o documento pendente.

Regras

A customização realizada pelo consultor de MM define quais serão os valores analisados no documento para direcioná-lo à uma determinada estratégia.

Liberação

O documento poderá ser direcionado para:

– Nenhuma liberação, isto é, já entra no sistema “aprovado”;

– Liberação por um único nível (“code” de liberação);

– Liberação por diversos níveis (até 8 “codes” de liberação).

Estratégia de Liberação – Transações

Transações

ME54N – Liberar uma Requisição de Compra por vez (documento específico)

ME55 - Liberar várias Requisições de Compra (apresenta tudo que está para ser liberado)

ME28 – Liberar vários Pedidos de Compra (apresenta tudo que está para ser liberado)

ME29N – Liberar um Pedido de Compra por vez (documento específico)

ME35K – Liberar Contratos de Compra

Estratégia de Liberação – Exemplos de Tela

Abaixo, exemplos da tela ME29N e a ficha “Estratégia de Liberação”: