Além da aquisição de bens, uma organização pode frequentemente necessitar de algum tipo de serviço. Esses serviços incluem tarefas de manutenção como pintura, elétrica, construção civil, limpeza, consultoria, locação de equipamentos e outros. Esses serviços são realizados por contratados externos e, portanto, todo o processo de aquisição é conhecido como Gerenciamento de Serviços ou Aquisição de Serviços.

Os principais pontos a serem observados sobre gerenciamento de serviços são:

- Os serviços destinam-se ao consumo direto;

- A descrição do serviço e sua unidade de medida e armazenada como dados mestre e são conhecidos como “Registro Mestre de Serviços”;

- O sistema armazena os serviços que foram adquiridos como registro em uma planilha conhecida como “Folha de Registro de Serviços”;

A aquisição de serviços pode ser de dois tipos:

- Serviços planejados – o escopo e a natureza do serviço são conhecidos antecipadamente;

- Serviços não planejados – o escopo e a natureza do serviço não são claros antes da aquisição. Esses serviços podem ser estendidos conforme os requisitos.

No gerenciamento de serviços tem os seguintes elementos:

Registro Mestre de Serviço

- Contém os detalhes de todos os serviços que podem ser adquiridos de um fornecedor externo dentro de uma organização. Serve como referência para a criação de pedidos de compra de serviços. A transação utilizada é a AC03 – Exibir Serviço.

Requisição de Serviço

Registra a intenção de compra de serviço pelo requisitante (Departamento ou filial). É criada no módulo MM (Compras) por meio da transação ME51N – Criar Requisição de Compra.

Solicitação de Cotação de Compra

O responsável pela aquisição (suprimentos) realiza a cotação do serviço junto aos fornecedores. A cotação é criada no módulo (MM) por meio da transação ME41N – Criar Cotação de Compra.

Contrato de Compra

O responsável pela aquisição realiza um contrato (sistema – registra condições comerciais) junto ao fornecedor. O contrato é criado no módulo (MM) por meio da transação ME31K – Criar Contrato.

Pedido de Serviço

É a formalização da aquisição do serviço junto ao fornecedor.

O pedido de serviço é criado no módulo (MM) por meio da transação ME21N – Criar Pedido de Compra.

Observação: o pedido de serviço pode ser criado com base nos seguintes documentos: requisição, cotação ou contrato de compra.

Folha de Registro de Serviço

Armazena um registro de todos os serviços que foram adquiridos.

A medição de cada serviço da folha de registro é informada por meio da Transação ML81N – Registro de Serviço para o Pedido. Em seguida, a medição é liberada através da Transação ML84, preparando o sistema para o recebimento da nota fiscal do prestador.

Gerenciamento de Serviços - Requisição

A aquisição de um serviço externo se dará inicialmente pela criação de uma requisição de compra.

A requisição poderá ser criada manualmente por uma necessidade de uma determinada área de negócio (Exemplo: departamento de TI, Fiscal, Controladoria etc.) ou pelas áreas de projeto (PS), manutenção (PM) e serviço ao cliente (CS), cujo integrarão as suas necessidades gerando uma requisição de compra para o departamento de Suprimentos (MM - Compras) de forma automática.

Início do processo de aquisição de serviços externos na perspectiva de Suprimentos.