Em setembro, os líderes de transformação da Copercana participaram de uma atividade chamada "World Café – Sensibilização". O evento, promovido pela equipe GMO (Gestão de Mudança Organizacional) do Projeto, composta por representantes da Nexta e do RH Copercana, teve como foco orientar cada um dos gestores da cooperativa sobre suas contribuições para o sucesso da implantação do SAP.

O encontro aconteceu no espaço de lazer do Centro de Eventos "Manoel Carlos de Azevedo Ortolan". Diferentemente das palestras tradicionais, onde os participantes se sentam em fileiras enquanto assistem às informações, a equipe de GMO optou por testar o "World Café", uma metodologia de conversa em grupo que visa estimular a criatividade, a inteligência coletiva e a inovação social.

Eliana Paula Arruda, analista de Recursos Humanos na Copercana que faz parte da equipe de GMO, explicou durante a reunião o motivo da disposição da sala de forma peculiar. Ela destacou que o propósito era facilitar atividades que envolvessem a colaboração entre os diversos departamentos, compartilhamento de ideias e valores, bem como a promoção da inovação. "É uma atividade que, inclusive, vocês, como gestores, podem aplicar no dia a dia em suas áreas, criando um ambiente favorável e propício para a troca de ideias e informações", destacou Eliana.

"Esta é uma experiência diferenciada, algo a que não estamos acostumados a abordar aqui na empresa", declarou Camila Nascimento, analista de Recursos Humanos da Copercana, que também faz parte da equipe de GMO. Camila ressaltou ainda a importância de cada um dos líderes no projeto, destacando que no futuro serão eles os responsáveis por conduzir os resultados esperados em relação ao SAP.

Toda a diretoria executiva da Copercana esteve presente no evento. Durante a abertura, o diretor presidente-executivo, Francisco César Urenha, abordou a importância do projeto SAP e destacou que toda a diretoria está unida, apoiando a sua implantação. Urenha enfatizou que o sucesso futuro da Copercana está intrinsecamente ligado ao projeto SAP, que é considerado um legado a ser deixado para as próximas gerações. "Conto com cada um de vocês", declarou, exigindo total dedicação dos gestores e seus subordinados, bem como o uso do poder de persuasão de cada um para avançar o projeto. O presidente-executivo deixou claro que o sucesso do SAP depende de todos e concluiu afirmando que a colaboração, a aderência e o máximo empenho são fundamentais para alcançar o resultado esperado com o projeto na Copercana.

O diretor Comercial Agrícola da Copercana, Augusto César Strini Paixão, compartilhou uma história inspiradora da Colgate, em que uma simples sugestão para abrir a boca do tubo de creme dental resultou em um aumento nas vendas. Ele relacionou essa história à importância da criatividade e inovação no projeto atual da Copercana, que envolve a implementação do sistema SAP. Strini Paixão mencionou ter lido o livro do padre Marcelo Rossi, intitulado "Kairós," palavra que é usada na teologia para descrever o "tempo de Deus," em grego "momento oportuno." Ele enfatizou a crença de que o momento atual é oportuno para a implementação bem-sucedida do SAP na Copercana, apesar dos desafios enfrentados durante a pandemia, incluindo a necessidade do uso constante de máscaras. O diretor expressou sua confiança nos novos gestores e na equipe presente na reunião, considerando-os "nossos braços direitos" para garantir o sucesso do projeto. Paixão concluiu seu discurso enfatizando que o "Kairós" é agora, marcando o momento adequado para avançar com o projeto.

Já o diretor Comercial de Varejo, Márcio Fernando Meloni, fez um discurso enfatizando a mudança de atitude em relação ao projeto SAP. Ele observou que, anteriormente, parecia que o projeto estava estagnado, mas agora sente que a equipe está mais determinada. Meloni enfatizou a importância de manter o ânimo e a motivação, encorajando todos os presentes a continuarem focados no trabalho. Ele concluiu sua fala com um desejo de bom dia e bom trabalho para todos os presentes.

Em seguida, Marcos Molezin, gerente de controladoria, explicou os motivos que levaram a Copercana a tomar a decisão de migrar seu sistema de informações após 30 anos de uso. Ele destacou que, embora a empresa tenha se mantido sólida ao longo de seis décadas, o sistema atual apresenta desafios significativos. Molezin apontou que o sistema atual requer um grande esforço para realização de manutenções e enfatizou a dificuldade de encontrar analistas de TI com conhecimento no sistema atual, o que é caro e raro. Além disso, informou que hoje trabalhamos com um grande número de planilhas Excel, resultando em um excesso de trabalhos manuais e dificuldade na consolidação de informações e apresentação de resultados. O gerente ressaltou que, embora o investimento no sistema SAP tenha sido significativo, o sistema atual não está preparado para as demandas do presente e do futuro. Ele concluiu que a mudança é necessária para garantir a eficiência e a competitividade da Copercana no cenário empresarial atual e futuro.

Adilson Ernesto Sverzut, gerente de informática da empresa, destacou os desafios enfrentados com o sistema de tecnologia atual. Ele ressaltou a impossibilidade de utilizar dispositivos móveis, como celulares, para acessar a internet e realizar vendas online com o sistema em vigor. Sverzut enfatizou a importância da transformação digital para a sobrevivência da Copercana no cenário atual e futuro. Ele alertou para a necessidade de a empresa se adaptar às demandas dos clientes, que estão cada vez mais inclinados a realizar transações digitais. O gerente ressaltou que a empresa está no início de sua jornada rumo à digitalização e que muito trabalho ainda precisa ser realizado para se adequar às expectativas dos clientes digitais. "A Copercana, com certeza, precisa dessa transformação digital para sobreviver", afirmou Sverzut, destacando a importância de pensar no futuro da empresa nos próximos cinco anos em termos de transformação digital e experiência do cliente. Ele enfatizou que o mercado está cada vez mais orientado para o digital, e a Copercana precisa acompanhar essa tendência.

Márcio Ribeiro, gerente do projeto CoperSAP, apresentou uma visão geral do ambicioso projeto SAP e os seus desafios. Ribeiro ressaltou a complexidade da iniciativa, enfatizando a diversidade de operações da Copercana, o que exige uma abordagem cuidadosa para alinhar os processos com as metas da cooperativa. Para isso, o projeto foi dividido em duas ondas, visando minimizar os possíveis impactos da entrada do SAP, sendo apoiado pela metodologia de implementação, SAP Activate.

Essa abordagem é projetada para garantir uma execução precisa e eficiente de todas as atividades do projeto, alinhando-se com as melhores práticas aplicadas no mercado. Ribeiro enfatizou a importância de seguir esse modelo para alcançar o sucesso no projeto, que é essencial para a evolução da Copercana no cenário empresarial atual e futuro.

Durante sua apresentação, Kelly Christina Viana Ferreira da Silva, líder de Gestão de Mudança Organizacional do projeto CoperSAP, enfatizou que mudanças decorrentes da alteração de sistemas implicam em impactos em todo a organização, e com o Projeto CoperSAP não será diferente. Portanto, é fundamental considerar aspectos como comunicação, impactos organizacionais, processos e treinamento, uma vez que a entrada do SAP afetará toda a organização. "A gestão de mudança tem um olhar para as pessoas que receberão o sistema e os novos processos. Para isso, nos apoiamos em cinco pilares: Engajamento de Stakeholders, visando ao envolvimento de todas as partes interessadas; Comunicação, que tem como objetivo levar as informações sobre o projeto para a organização; Impactos Organizacionais, em que são tratados os efeitos causados pelas mudanças, a fim de identificar e tratar questões que possam ser impeditivos para a entrada do sistema; Treinamento, onde preparamos e capacitamos a organização para operar o SAP e Monitoramento, buscando acompanhar e reportar os resultados de adoção ao projeto em todas as suas fases. Além disso, ela explicou o papel dos agentes e líderes de transformação no projeto, reforçando a importância de uma gestão ativa que apoie os seus representantes no CoperSAP. 

Ainda em sua apresentação, Kelly compartilhou detalhes de uma dinâmica realizada, onde os participantes tiveram que trabalhar em equipe para construir uma torre com blocos em um carrinho e conduzi-lo até o outro lado da mesa. A atividade serviu para destacar a importância da comunicação eficaz, a importância dos papéis e responsabilidades, a colaboração, adaptação às mudanças para alcançar um propósito comum. “O objetivo da dessa dinâmica é nos lembrar da importância de nos colocarmos no lugar uns dos outros, de compreendermos que todos enfrentamos desafios e de reconhecermos que, ao colaborarmos, podemos superar essas dificuldades e alcançar nossos objetivos, fazendo uma analogia direta ao Projeto CoperSAP. Como Líderes de Transformação, temos a responsabilidade de fornecer os insumos necessários para que nossa equipe possa trabalhar em conjunto e com eficácia na jornada do Projeto CoperSAP, superando as barreiras da comunicação e trazendo uma visão unificada dos processos da Copercana. Unidos, somos capazes de conduzir a mudança de forma bem-sucedida e alcançar nossos objetivos organizacionais. Avancemos juntos, lembrando sempre do propósito em comum que nos une.”

A líder de gestão de mudança organizacional concluiu sua apresentação ressaltando a oportunidade de construir um legado para a Copercana com a implementação do SAP. “Estamos num momento muito rico para a Copercana, em que temos a oportunidade de deixar um legado. Vocês fizeram há pouco 60 anos e agora a gente está construindo o futuro dos próximos 50, 60 anos, trazendo um sistema global e ajustando os processos, de forma a fortalecer a Copercana para o futuro.” Ela destacou os benefícios do sistema SAP que trará maior capacidade operacional, consolidação dos resultados de forma mais ágil e maior credibilidade da organização frente ao mercado.